Sistem Penyimpanan Dokumen

Document merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam sebuah lembaga. Karena document dapat berfungsi menjadi beberapa hal seperti sebagai alat untuk sumber informasi, sebagai bukti transaksi, ataupun sebagai alat untuk sumber pegelolaan data. Sehingga sebisa mungkin segala bentuk dokumen harus disimpan dengan baik dan rapih agar dapat digunakan kembali kelak di kemudian hari. Jika lembaga atau perusahaan telah berjalan beberapa tahun maka dpat di pastikan document  imaging yang harus disimpan sangat banyak sehingga harus dikelola dengan baik. salah satunya dengan cara document imaging.

Documen imaging merupakan salah satu bentuk pengelolaan dokumen yang sangat canggih, dimana dengan documen imaging kita mengubah document yang kita miliki yang pada umumnya berbentuk kertas kedalam bentuk digital sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya kerusakan dan kehilangan. Dokumen yang disimpan biasanya disebut sebagai arsip, dan penyimpanannya disusun berdasarkan beberapa cara yaitu :

Diurut berdasarkan abjad, karena document yang disimpan dalam jumlah yang banyak akan sangat memudahkan jika disimpan dengan cara diurut atau dikelompokkan berdasakan abjad. Abjad yang digunakan biasanya diambil dari judul document yang berkaitan.

Dikelompokkan berdasarkan tanggal / kronologis, document juga dapat disusun berdasarkan tanggal atau kronologi kedatangan document ataupun transaksi yang dilakukan sehingga akan mudah di cari ketika dibutuhkan.

Disususn berdasarkan sistem penomoran, penyimpanan document bentuk seperti ini biasanya digunakan di dalam perpustakaan dimana document terseut di lebeli dengan deretan angka yang memberikan arti yang disebut pengkodean, dan kemudian disimpan sesuai dengan kode yang telah dilabelkan. Dengan demikian kita akan mudah menemukannya ketika dibutuhkan.

Disususn berdasarkan wilayah, untuk lembaga dengan cakupan yang sangat luas, mengelompokkan document dapat dilakukan berdasarkan wilayah, seperti kota, profinsi ataupun cabang yang dimiliki oleh lembaga tersebut.

Dengan pengelompokkan tersebut arsip yang akan dicari akan lebih mudah, namun jika arsip disimpan dalam bentuk kertas maka tidak menutup kemungkinan akan mengalami kerusakan termakan usia, sehingga pengelompokkan tersebut akan lebih aman jika dilakukan dalam bentuk document imaging. Salah satu perusahaan pengelolaan document imaging yang dapat dipercaya adalah PT. Reycom Document Solusi (RDS).